DFS' persondatapolitik

I DFS behandler vi dine personoplysninger udelukkende til formål, der ligger inden for vores arbejdsområde. Vi kigger løbende på vores interne processer, så vi sikrer os, at vi arbejder på den mest optimale og forsvarlige måde.

Denne privatlivspolitik handler om Dansk Folkeoplysnings Samråds behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige.

Behandling af dine persondata
Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for alle personoplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger.

Dansk Folkeoplysnings Samråd indsamler personoplysningerne direkte hos dig og aldrig hos tredjepart. Det vil sige, at du selv ved, hvilke oplysninger du sender til os. Vi videregiver udelukkende personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor.

Indsamling ved henvendelser
DFS registrerer generelt ikke personoplysninger i forbindelse med en enkelt henvendelse. Registrering finder typisk sted i forbindelse med længerevarende samarbejde, med tilmelding til arrangementer, tilmelding til nyhedsbrev, ved ansøgning om job, og i forbindelse med håndtering af medlemskab, samt ved ansøgning til vores puljer.

Samarbejdsrelationer
Ved længerevarende samarbejdsrelationer, f.eks. med leverandører, indsamler vi kontaktoplysninger og evt. betalingsoplysninger efter gældende regler. Oplysningerne slettes senest fem år efter ophør af samarbejdsrelationen, jf. bogføringsloven.

Fotos til arrangementer
DFS tager såkaldte ”situationsfotos” uden særskilt samtykke, når de bruges som led i en afrapportering fra arrangementer eller lignende. I begyndelsen af et arrangement eller møde, vil der blive orienteret om, at der tages fotos, og der vil være mulighed for at undgå at blive fotograferet.

Tilmelding til nyhedsbreve
Ved tilmelding til nyhedsbreve beder vi om e-mailadresse og navn og organisation. Disse oplysninger bruges kun til udsendelse af det nyhedsbrev man har tilmeldt sig. Man kan til enhver tid framelde sig nyhedsbrevet, hvorefter vi sletter dine persondata. Vi opbevarer dine oplysninger i et sikkert system, som kun DFS’s sekretariat har adgang til.

Jobansøgninger
Jobansøgninger – opfordrede såvel som uopfordrede – skal sendes til job@dfs.dk, som kun ansættelsesudvalget i DFS har adgang til. Jobansøgninger opbevares i op til seks måneder, hvorefter de slettes.
Når du ansøger om en stilling hos DFS, indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder
• dine identitets- og kontaktoplysninger, herunder privat adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV
• alder, køn, ansættelsessted, afdeling, funktion
• evt. oplysninger indhentet fra referencer
• evt. oplysninger i forbindelse med person- og logiktest
• oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig.

Vi opfordrer dig til ikke at sende følsomme personoplysninger i forbindelse med din ansøgning, medmindre særlige grunde taler for det.

E-mails
Vi bruger ikke vores mailsystem som arkiv, derfor sletter vi e-mails mindst hver sjette måned. E-mails, der dokumenterer relevante sagsgange og aftaler, bliver gemt i vores sagsmapper. Når de ikke længere er relevante for sagen, sletter vi dem.

Puljeansøgninger
Ved indsendelse af ansøgninger til vores puljer, beder vi om udtrykkeligt og informeret samtykke fra ansøger.
Vi behandler alle indkomne ansøgninger, men sletter afviste ansøgninger efter endt behandling, og gemmer sagsmateriale på bevillinger i fem år, jf. bogføringsloven.

Vi bruger et administrationssystem til behandling af ansøgninger, sagsbehandling og udbetaling af bevillinger, samt afrapporteringer. Vi har en databehandleraftale med systemudbyderen, og overholder den til enhver tid gældende persondataretlige regulering, herunder navnlig:

• Databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU)
2016/679 af 27. april 2016/ EU General Data Protection Regulation, GDPR)
• Lov nr.502 af den 23. maj 2018 vedr. supplerende bestemmelser til Databeskyttelsesforordningen, samt databeskyttelsesforordningens 6 grundlæggende principper.

Når sagsbehandlingen er tilendebragt, fjernes personhenførbare data fra ansøgningerne,
hvor systemet skelner mellem ansøgninger, der henholdsvis imødekommes eller afvises.

Ansøgningssystemet forudsætter oprettelse af en personlig brugerprofil på ansøgeren. Derfor gælder det, at ansøger til enhver tid kan slette sin brugerprofil. Medmindre brugeren sletter sin
profil, opbevares denne, efter indhentelse af brugerens aktive samtykke, i op til 2 år siden
sidste brugeraktivitet.

Indsamling i forbindelse med medlemskab
DFS har kun organisationer og ikke personer som medlemmer. Men DFS registrerer alligevel personoplysninger i et vist omfang. Disse oplysninger omfatter navn, titel og kontaktoplysninger på organisationernes formænd og sekretariatsledere og andre personer, som fungerer som kontakt til medlemsorganisationen.

Deltagelse i medlemsdemokratiet
Når man deltager i medlemsdemokratiet, deltager man i ledelsen og/eller repræsentationen af organisationen. Det er derfor nødvendigt, at DFS opbevarer og behandler en række oplysninger om de tillidsvalgte, i forbindelse med denne funktion.

Bestyrelsesarbejde
Som valgt bestyrelsesmedlem i DFS registreres visitkortinformationer samt portrætfoto. Til dette formål indhenter vi skriftligt samtykke. Disse oplysninger offentliggøres på DFS’ hjemmeside og i publikationer som f.eks. årsrapporten. Referater af bestyrelsesmøder gemmes for eftertiden. Andre oplysninger, som er nødvendige for bestyrelsesarbejdet, kan blive registreret, f.eks. betalingsoplysninger.

Repræsentanter i eksterne råd, nævn og udvalg
For repræsentanter indstillet og eller udpeget af DFS i eksterne råd, nævn og udvalg, registreres visitkortinformation og foto. Foto, navn, titel og organisationstilknytning oplyses i DFS’ årsrapport. Årsrapporterne gemmes for eftertiden.

Tilmelding til DFS’s arrangementer
DFS afholder i løbet af et år flere typer arrangementer, både for vores medlemsorganisationer, og for eksterne interessenter. Vores faste arrangementer er det årlige repræsentantskabsmøde, årsmøde og medlemskonference. Herudover afholder vi løbende møder, faglige fora og netværksmøder.

Ved tilmelding til arrangementer, behandles personoplysninger, som er nødvendige for det enkelte arrangements afvikling, og relevante oplysninger kan desuden blive videregivet til et evt. konferencested.

Tilmelding til DFS’s arrangementer, foregår via Nemtilmeld, som DFS har en databehandleraftale med.

Ved tilmelding registreres visitkortinformationer, herunder organisationstilknytning.
Til vores repræsentantskabsmøde, udarbejdes en deltagerliste, som deles ud til de øvrige delegerede og gæster til repræsentantskabsmødet. Deltagerlister og mødereferater gemmes for eftertiden. Mødereferat offentliggøres på DFS’ hjemmeside.

Ved tilmelding til konferencer og møder, som DFS arrangerer, behandles personoplysninger, som er nødvendige for det enkelte arrangements afvikling. Deltagerlister kan blive delt med øvrige deltagere på mødet. Navn, titel, organisationstilknytning og e-mailadresse kan fremgå af deltagerlisten.

Ved tilmelding til et fagligt forum eller et netværk i regi af DFS, behandles visitkortoplysninger, der er nødvendige af hensyn til afvikling af aktiviteten. Kontaktoplysninger deles med de øvrige medlemmer af forummet eller netværket. Oplysningerne slettes når man udtræder af netværket, eller netværket afsluttes.

Rettigheder
Alle ret til:
• at modtage oplysning om hvordan vi behandler personoplysningerne.
• at få indsigt i sine personoplysninger.
• at få urigtige personoplysninger rettet.
• at få personoplysninger slettet, medmindre vi har pligt til at opbevare dem.
• at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet) til en anden organisation.

Samtykke
Et samtykke er frivilligt, specifikt, informerer og utvetydigt.
Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde et samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte DFS’s dataansvarliges repræsentant.

Sletning af personoplysninger
Ønsker du at få personoplysninger slettet eller begrænset, eller ønsker du at gøre indsigelse mod DFS’s behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte vores den dataansvarliges repræsentant.

Kontaktoplysninger på DFS’s dataansvarlige

Alle henvendelser vedr. DFS’ håndtering af persondata skal rettes til den dataansvarliges repræsentant, Natacha Holst Hansen på nah@dfs.dk eller 3326 0378, eller sekretariatschef Carolina Magdalena Maier på cmm@dfs.dk, eller 3326 0373, som er dataansvarlig i DFS.

Løbende ændringer i DFS’s persondatapolitik
Vi holder os hele tiden ajour med udviklingen på dataforordningsområdet, derfor gennemgår og reviderer vi denne politik løbende.

Denne side er senest opdateret den 17.6.2020.