Lokalarkivernes frivillige knækker nakken på GDPR

Indsamlingen af lokalhistorisk materiale risikerer at gå i stå og landets største fotoalbum klappet i. Derfor søger de milliontilskud i Kulturministeriet.

Fem millioner mennesker besøger årligt Arkiv.dk

Af Michael Voss

Rundt om i 600 byer indsamler frivilligt aktive lokalhistoriske tekster, billeder, genstande og beretninger. De opbevares i lokale arkiver og museer. Men ikke kun det.

Landets største fotoalbum

Lokalarkiverne er i den grad gået ind i den digitale tidsalder med databasen Arkibas og arkiv.dk, hvor der er fri adgang til materialer som f.eks. fotografier, dagbøger, breve, lydbånd og videooptagelser.

Med over 5 millioner besøgende, 4,5 millioner registreringer og 3,3 millioner billeder er arkiv.dk landets største og mest brugte fotoalbum.

Bag alt dette står næsten 5.000 frivillige, som tilsammen lægger 774.000 frivilligtimer om året (2019), - plus en bevilling på 750.000 kr. fra udlodningsmidlerne. Det sidste bruges til at drive Sammenslutningen af Lokalarkivers (SLA) sekretariatet. SLA er medlem af DFS.

Krævende GDPR-opgaver

Men hverken trekvart million kroner eller de frivilliges mange timer er længere nok. Det skyldes først og fremmest de arbejdskrævende opgaver, som databehandlingsloven (GDPR) før med sig.

ARKIBAS skal udarbejde databehandlingsaftaler med hvert enkelt af de 600 lokalarkiver. De skal også gennemgå en årlig IT-revision for at dokumentere, at de overholder loven. Og så skal de lokale frivillige lære at behandle materialerne i overensstemmelse med loven.

Derfor ansøger SLA nu Kulturministeriet om en engangsbevilling på 2.866.000 kr., der skal gå til:

• Udvikling og drift Arkibas og arkiv.dk
• Udgifter til databehandleraftaler og IT-revision
• Ansættelse af to konsulenter, der kan gennemføre kurser og seminarer for de lokale frivillige på arkiverne.

På Finansloven og i Arkivloven

I ansøgningen, der er sendt til kulturministeren og til Folketingets kulturudvalg, skriver SLA’s formand Jørgen Thomsen: ”I værste fald risikerer mange af de c a. 600 lokalarkiver at måtte dreje nøglen om inden for en kort årrække, hvis området ikke får tilført flere midler.”

SLA håber, at Folketingets finansudvalg vedtager et aktstykke med bevillingen i slutningen af juni.

For SLA er det en her-og-nu løsning. I ansøgningen skriver Jørgen Madsens også: ”Det er vores håb, at de danske lokalarkiver ad åre kommer på Finansloven og desuden bliver omfattet Arkivloven – ligesom Rigsarkivet og stadsarkiverne – så vi inden for lovens rammer kan indsamle og behandle materialer, der også omfatter personoplysninger, på samme måde som de offentlige arkiver.”